Ca y est, vous avez enfin décidé de déménager vos bureaux, et vous avez peut-être même déjà trouvé vos futurs locaux ! Or un déménagement d’entreprise, ça se prépare… notamment du côté des formalités administratives. Le point sur les étapes à ne pas oublier.
Annoncer votre préavis de départ dans les temps et dans les formes
La cession d’un bail professionnel (hors activité commerciale, agricole ou industrielle) est soumise à un préavis légal de 6 mois. Vous devez en informer votre bailleur par lettre recommandée avec avis de réception, ou par un acte d’huissier.
Les baux commerciaux sont quant à eux soumis à une réglementation plus précise, même si la période de préavis à respecter est également dans la plupart des cas autour de 6 mois.
Dans tous les cas, un rétroplanning peut vous aider à planifier votre déménagement d'entreprise en tenant compte de ces dates.
Déclarer la modification de votre activité
On n’y pense pas toujours, mais changer d’adresse professionnelle, cela peut revenir à modifier votre activité, notamment pour l’administration fiscale.
Vous devez donc remplir un formulaire de déclaration de modification d’activité (formulaire M2) et le transmettre à votre CFE (Centre de Formalité des Entreprises), qui le fera suivre aux administrations concernées.
Votre changement d’adresse doit également être connu de l’ensemble de vos partenaires, clients, prestataires (banques, assurances, sécurité sociale), et apparaître sur vos documents officiels (factures, fiches de paie, etc.).
Résilier vos contrats et en souscrire de nouveaux
Dans votre check-list du déménagement d’entreprise, pensez aussi à résilier ou remplacer les contrats indispensables au fonctionnement de votre activité : abonnements téléphoniques, Internet, eau, gaz et électricité en particulier.
Un déménagement d’entreprise est la période toute indiquée pour optimiser ces contrats. Prenez le temps d’étudier le marché et de choisir les formules les plus adaptées à votre situation et à votre budget, et, éventuellement, de changer de fournisseur.
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Informer vos salariés
Pas question de déménager ou de changer de local sans en informer les salariés plusieurs mois à l’avance. Pour certains cela peut représenter un véritable changement au quotidien, en particulier en ce qui concerne leur temps de transport.
Il est notamment obligatoire de prévenir en avance les représentants du personnel, ainsi que le CE (entreprises de plus de 50 salariés) le cas échéant. Bref, établissez une stratégie de communication !
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