Ça y est, c’est acté : vous déménagez ! Dès la décision prise, un outil précieux va vous aider tout au long de ce projet : notre rétroplanning pour la planification du déménagement de votre société. Nul besoin d’un suivi très compliqué, mais a minima l’établissement d’un planning précis pour les grandes étapes à ne pas rater. L’assurance d’un déménagement bien maîtrisé !

J-180 (M-6) : Commencez par les grandes questions d’organisation de votre déménagement

La définition de votre projet

Pour la bonne planification de votre déménagement d’entreprise, commencez par vous poser les bonnes questions et surtout, pensez à y répondre concrètement avant de vous lancer !

  • Quels sont les objectifs attendus de ce déménagement ? Réduction de frais fixes, expansion de votre activité, meilleure localisation… 
  • Combien de personnes seront concernées ?
  • Souhaitez-vous investir dans de nouveaux équipements ?
  • Quel budget consacrer au déménagement de votre entreprise ?

Le changement de locaux

C’est sans surprise le point principal : la planification de votre changement de bureaux proprement dit. Deux étapes sont à respecter bien en amont, au moins 6 mois avant la date souhaitée du déménagement :

  • L’audit de vos nouveaux locaux : assurez-vous qu’ils remplissent les conditions requises avant de vous engager (superficie, équipements, normes de sécurité, localisation, etc.).
  • La résiliation de votre bail actuel, qui s’effectue la plupart du temps avec 6 mois de préavis : relisez votre contrat de location dès à présent pour éviter toute mauvaise surprise.

J-90 (M-3) : On entre dans les détails pratiques !

  • Le choix de la société de déménagement

    Une fois votre cahier des charges défini, les futurs locaux trouvés et les modalités administratives de changement de siège social démarrées, il est temps de faire réaliser des devis pour choisir l’entreprise qui effectuera votre déménagement.

  • La planification du déménagement d’entreprise avec vos salariés

    Réussir un déménagement d’entreprise, cela nécessite d’impliquer l’ensemble de ses collaborateurs en amont, à travers une véritable stratégie de communication. Informez-les, déléguez certaines tâches, désignez des référents au sein de chaque service…

    Pour les entreprises de plus de 50 salariés, l’implication du CE et des représentants du personnel est une obligation légale, incluse dans les formalités administratives indispensables au déménagement de votre entreprise.

  • Lancer les travaux nécessaires

    Ils font partie de votre checklist pour réussir votre déménagement d’entreprise !

    Planifiez les travaux de rénovation éventuels à effectuer, aussi bien dans les anciens que dans les nouveaux locaux. Budget, prestataires, cahier des charges : commencez dès à présent pour un achèvement dans les temps.

J-60 (M-1) : Le déménagement de votre entreprise a déjà commencé

Pilotez votre changement d’adresse et de contrats

Si ce n’est pas encore fait, il est grand temps de penser à vos différents contrats, dont votre fourniture d’électricité et/ou de gaz, pour qu’ils prennent effet dès votre arrivée. C’est l’occasion de les optimiser ! Avec EDF vous pouvez commencer la souscription en ligne de votre nouveau contrat d’électricité et/ou de gaz.  

Internet, téléphone, adresse officielle, organismes publics, clients, prestataires : communiquez sans tarder votre nouvelle adresse.

Pensez à l’Assistance Dépannage* !

Déménager, c’est aussi l’occasion de prendre un nouveau départ… plus serein ! Pannes d’électricité, de gaz, problèmes de plomberie : pensez à vous protéger contre ces désagréments pour garantir la continuité de votre activité.

Découvrez le service Assistance Dépannage : face aux pannes d’électricité, de gaz ou fuites d’eau, nous vous dépannons sous 3h, 7 j/j et 24 h/24 !

Vos salariés prennent leur déménagement en main

Vos collaborateurs peuvent dès maintenant se lancer dans un tri et un archivage de leurs affaires. Et n’hésitez pas à leur rappeler leur rôle le jour J, quitte à leur fournir une feuille de route précise.

Du côté de l’IT, votre responsable informatique anticipe le transfert des postes et la sauvegarde des données de l’entreprise.

J-10 au jour J : Les derniers détails de planification de votre déménagement d’entreprise

Il serait dommage d’oublier un détail sur cette dernière ligne droite !

  • Vérifiez que vos bâtiments (ceux que vous quittez et ceux dans lesquels vous vous installez) sont bien accessibles.

  • Redonnez les détails pratiques à l’ensemble des salariés.

  • Faites appel à une société de nettoyage pour remettre vos anciens locaux en ordre après votre départ.

* Service d’assistance garanti par Europ Assistance – EDF est mandataire d’assurances immatriculé au registre des intermédiaires en assurances