Votre entreprise déménage ? Ne vous laissez pas submerger par l’organisation de ce déménagement et suivez notre check-list pas-à-pas pour un changement tout en douceur. Un déménagement de bureaux, c’est aussi l’occasion rêvée pour optimiser votre fonctionnement ! La marche à suivre en 5 étapes.
Etape n°1 : signer pour des bureaux adaptés
Avant de vous lancer dans le déménagement de vos bureaux, assurez-vous d’avoir bien traité en amont tout ce qui touche à vos nouveaux locaux :
- Signature du nouveau bail et négociations des frais associés.
- Audit des nouveaux locaux pour vous assurer qu’ils correspondent à vos besoins et à vos critères, notamment en termes de localisation de configuration des bureaux et des équipements (branchements électriques, cuisine, salles de réunion, accessibilité, etc.).
Etape n°2 : résilier votre ancien bail dans les temps
Ne vous retrouvez pas coincé avec deux loyers à payer !
Pour éviter cette mauvaise surprise, résiliez votre bail actuel en respectant le préavis légal (si vous êtes concerné par un bail professionnel non commercial, ce préavis est de 6 mois). Planifier le déménagement de votre entreprise avec un rétroplanning vous prémunira des erreurs de date !
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Etape n°3 : impliquer vos salariés
Prévenez vos salariés le plus tôt possible pour leur laisser le temps de se préparer, grâce à une stratégie de communication. Leur implication suffisamment en amont facilitera d’autant plus votre déménagement !
Etape n°4 : adresse, courrier, fourniture de services… anticiper votre arrivée
Vos nouveaux bureaux doivent être opérationnels dès votre entrée dans les lieux le jour J. Pour cela, pensez à toutes les formalités administratives et opérationnelles pour le déménagement de votre entreprise, notamment celles qui concernent le transfert de siège social.
L’objectif ? Anticiper afin de garantir le bon fonctionnement de votre activité :
- Changement officiel d’adresse : auprès des services administratifs, de vos partenaires et prestataires, dans vos signatures d’email et cartes de visite, sur votre site Internet…
- Suivi de votre courrier
- Ouverture de nouvelles lignes téléphoniques
- Commencez en ligne la souscription d'un nouveau contrat ou changez de fournisseur pour vos énergies : l’occasion parfaite pour optimiser vos contrats d’électricité et de gaz ! Local neuf ou reprise d’un local existant ? Dans tous les cas, vous aurez besoin d’une fourniture d’énergie adaptée à vos nouveaux locaux.
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Etape n°5 : organiser le déménagement proprement dit
Il n’y a plus qu’à ! Faites réaliser plusieurs devis par des entreprises de déménagement professionnelles et choisissez l’offre qui vous convient le mieux.
L’occasion pour vous d’établir un inventaire de ce que vous possédez, de ce dont vous avez besoin, et d’en profiter pour faire le tri.
Pour aller plus loin :
