Appui logistique et administratif aux interventions F/H (FRA-REC-2025-22121)

Description of the offer

Au sein de la Direction Administrative et Financière vous aurez pour mission d'appliquer la politique de déplacement conformément aux instructions données par la Direction Intercontrôle.

Hôtels :

• Gérer la base de données des hôtels sélectionnés pour Intercontrôle :  Tarifs (avec mise à jour régulière), localisations géographiques, capacités d’offres complémentaires (restaurants, salles de réunion.. ), praticité (ex : horaires de petits-déjeuners…);
• Anticiper les besoins en hôtels pour les interventions planifiées pour l’année n+1;
• Consulter les hôtels, obtenir des prix, leur disponibilité, conditions de modifications, conditions d’annulation délai de prévenance ... ;
• Analyser les offres des hôtels puis proposer une short list d’hôtels à soumettre aux directions;
• Après validation par les directions, effectuer des pré-réservations  auprès de l’hôtel retenu;
• Effectuer les confirmations nominatives des réservations auprès de l’hôtel par mail;
• Informer les intervenants individuellement des réservations effectuées;
• Informer le chef de chantier de la totalité des réservations effectuées pour son site;

Voitures de location :

• Gérer la base de données des loueurs  (tarifs, implantations,  mise à disposition, particularité des contrats);
• Anticiper les besoins en locations pour les interventions planifiées en n+1;
• Sur la base des données d’entrées (proximité des loueurs, capacité, nature du contrat… tarifs, conditions d’annulation etc) préconiser un loueur à la Direction des Interventions par site;
• Effectuer  les réservations nominatives de voitures de location le logiciel Résacard;
• Signaler les dommages non signalés sur le contrat aux loueurs (sur demande des intervenants);
• Vérifications des factures. Vérifier les tarifs, les dates de la période de location les kms et les catégories facturées … saisir les imputations;
• Valider les factures conformes  pour workflow et validation de paiement ou renvoyer  en cas de problème aux loueurs les factures non conformes;

Correspondant AMEX :

• Consulter AMEX pour les tarifs des billets d’avion (Export : Afrique du Sud, Finlande)
• Effectuer l’analyse et transmettre aux demandeurs les différentes conditions
• Effectuer les relances et réclamations concernant les prestations réalisées par AMEX.  (billets de train et d’avion)